La tecnología es una herramienta que permite mantener el flujo de información en tiempo real, donde las distancias se acortan y las limitaciones se reducen. Son un excelente aliado para llevar a cabo tareas administrativas, siempre que se les use adecuadamente, de lo contrario, pueden convertirse en una carga. En el mercado de las apps se puede escoger de entre una gran variedad, y todo depende de la necesidad específica que, por ejemplo: comunicación instantánea y en tiempo real para trabajo colaborativo, trabajar proyectos en conjunto, enviar comunicados y realizar encuestas, organizar documentos de forma digital, etc. No importa la necesidad que se tenga, posiblemente en la web haya alguna aplicación a la medida.
Los beneficios de una capacitación para el liderazgo
A continuación, enlistamos 4 de las apps a las que se acude cuando se requiere maximizar el rendimiento, y aprovechar los beneficios que la tecnología puede proporcionar a las organizaciones, pequeñas o de nivel internacional. Una cosa debemos recalcar antes de echar un vistazo a la lista, y es que ninguna de las soluciones digitales por extraordinarias que sean pueden arreglar problemas de comunicación y confianza en la empresa, únicamente funcionan como potencializadores y herramientas de apoyo, siempre se requerirá que las relaciones laborales se encuentren en un estado de salud favorable.
Google Drive for Work
Posiblemente una de las soluciones más conocidas sea Drive for Work de Google, el gigante de la web. La aplicación es multiplataforma, es decir que puedes usarla desde tu smartphone, tablet, computadora del trabajo o personal. Aunque Drive está disponible de forma gratuita con 5 gigas de almacenamiento para uso personal, la versión empresarial que tiene un costo, te da la oportunidad de acceder a mayores funciones y a una capacidad de almacenamiento nada despreciable.
La particularidad de esta herramienta es la de poder realizar trabajo colaborativo, en documentos que son modificados en tiempo real, donde también se pueden agregar notas. Los documentos que pueden realizarse dentro de esta plataforma son los clásicos: procesador de texto, tablas y presentaciones con diapositivas. Google a realizado un trabajo integral dentro de esta oferta, así que puedes utilizar Hangouts, con su mensajería instantánea y sus videoconferencias, correo electrónico personalizado con el domino de la compañía, almacenamiento en la nube donde también puedes compartir carpetas y archivos con sólo enviar una invitación, ya sea personal o a un grupo específico; la posibilidad de compartir una agenda facilita informar a los demás sobre una reunión o entrega de reportes, todos a quienes se las da acceso podrán ver la información disponible.
La entrega de documentos y proyectos, o la realización de formularios y encuestas puede realizarse desde la oficina o desde algún otro dispositivo vinculado a la cuenta de trabajo de Drive. Se puede acceder a toda la información contenida en la nube. Las posibilidades son diversas, pero es necesario instruirse en el uso de esta plataforma para sacarle provecho a todas sus funciones.
Slack
Slack es una plataforma para comunicación instantánea, una más que no es igual a las demás. ¿A caso no existen ya muchas plataformas para comunicación instantánea? Sí, existen diversas plataformas para comunicarse en tiempo real, pero Slack no sólo permite la comunicación en tiempo real como podrían hacerlo Hangouts, Twitter o Messenger; esta permite administrar todas esas cuentas en una sola, también el correo electrónico. Slack es una plataforma para trabajo colaborativo, con una interfaz más dinámica que la de Google Drive.
Además de que esta plataforma te permite administrar otras más, puede administrar grupos de trabajo específicos donde se esté tratando un proyecto o un informe en conjunto, en el grupo se pueden compartir documentos, fotografías, vídeos y portales web para complementar la información. Lo novedoso de esto, es que utiliza hashtag encabezados por el símbolo de gato #, con lo que puedes programar notificaciones para cuando se mencione el proyecto en cuestión, incluso cuando se te mencione en alguna conversación grupal o privada. Algunas de estas funciones son parecidas a alas que se usan en WhatsApp, pero el ambiente de este servicio es completamente organizacional, no es para comunicación personal, se trata de una herramienta para el trabajo. Es multiplataforma, así que lo puedes consultar en cualquier parte.
Es importante agregar, que para que este tipo de plataformas funcione dentro de tu equipo, se debe priorizar su uso por sobre cualquier otro medio que se usaba hasta entonces, para que por medio de un solo canal se pueda distribuir la información y no haya excepciones, por ello la plataforma gestiona otras aplicaciones con la finalidad de captar todo en una sola.
Trello
¿Cuántas veces quisimos que nuestras notas sobre el nuevo proyecto en el que trabajamos pudieran ser vistas por el resto de los colaboradores? A veces es necesario compartir las notas y avances sobre el proyecto que se realiza en conjunto, pues entre todos podrían revisar la información, complementarla y usarla para para seguir adelante. La única manera de compartir las notas hechas sobre papel, es escanearlas y mandarlas como imagen sin posibilidad de modificación. Trello, tiene la finalidad de compartir ese tablero de notas, documentos, imágenes, vídeos, etc., con todo tu equipo de trabajo.
Imaginemos ese tablero de corcho que tienes sobre el escritorio, donde has estado llenando de pequeñas notas los avances sobre la investigación del proyecto o pendientes que hay que realizar, pues con Trello puedes compartir ese tablero de forma digital, así que todos pueden ir modificando si así se requiere. La idea de esto es organizar el proyecto que se realiza de forma grupal, y que les permita acceder a la información en tiempo real. Además, cuenta con comunicación instantánea.
Evernote
Casi lo dice todo su nombre. Esta multiplataforma es modesta, pero nada desdeñable, el objetivo es que realices notas paras compartir con tu equipo. Una función muy práctica, aunque de con una función muy específica. Otra de las opciones que brinda Evernote, es la de organizar documentos de forma electrónica para acceder a ellos de manera rápida y desde donde te encuentres, sin necesidad de ir al archivo y solicitar un documento. Para ello se deberán escanear todos los documentos y almacenarlos en carpetas, y aquí es vital mencionar una de sus características más sobresalientes: todo texto escaneado o anotado de forma táctil sobre la pantalla podrá ser rastreadas desde su poderoso buscador. Así que utilizando palabras que contenga el documento podrás encontrarlo en esas ocasiones en la que olvidaste cómo se llamaba el archivo o documento. Los permisos para acceder a ciertos documentos pueden ser personalizados. Así, podría existir una copia física y una digital de los documentos, que serían de fácil acceso. La plataforma ofrece seguridad y confidencialidad.
Existe una versión gratuita de esta app, pero para poder disfrutar al máximo sus funciones, deberás pagar una cuota que bien valdría la pena.
